KEARSIPAN

Pegertian Arsip

       Archief dalam nbahasa belanda atau Archives dalam bahasa inggris. Sebenarnya istilah tersebut berasal dari  bahasa yunani (greek).Ada beberapa istilah dalam bahasa yunani  yang bearkaitan dengan istilah arsip,yaitu :

         Istlah Arsip diambil dari kata

• ·         Archea,artinya catattan/dokumen mengenai pemerintahan.
• ·         Archium,Atinya peti untuk enyimpan sesuatu
• ·         Acheon/Archeion ,Artinya balai kota yang sama dengan Archium dalam bahasa latin

                Dalam bahasa inggris dikenal istilah File yang berarti berkas atau alat/beang atau tali.Untuk memahami lebih Jauh  mengenai Arsip,berikut ini akan di uraikan pengertian Arsip Dari berbagai sumber.

                Menurut Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang ketentuan  Pokok Kearsipan ,yang dimaksud arsip  adalah :

1.   Naskah-naskah yang di buat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara  dan badan-badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun,baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksaan kehidupan pemerintahan.
2.    Naskah-naskah yang dibuat  dan diterima oleh badan-badan swasta atau perorangan dalm bentuk corak apapun ,baik tunggal maupun berkelompok .

Menurut Ensiklopedia  Administrasi arsip adalah :

1. Segenap warkat dari suatu organisasi kenegaraan atau badan swasta yang diadakan dalam peyelenggaraan kegiatan organisasi tersebut yang di pandang  berharga untuk disimpan secara permanen bagi suatu keperluan.
2. Suatu instansi atau tempat warkat-warkat dari suatu organisasi disimpan secara tertib.

                Menurut The Liang Gie dalam bukunya Administrasi perkantoran modern menyatakan bahwa arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat seccara cepat ditemukan kembali.sedangkan warkat adalah (Record) adalah setiap catatan tertulis  atau bergambar yang memuat keterangan mengenai sesuatu hal atau suatu peristiwa yang dibuat orang untuk membantu ingatanya.

                Dari beberapa pendapat di atas dapat di tarik kesimpulan bahwa yang di maksud arsip adlah kumpulan warkat yyang dibuat/diterima oleh lembaga pemerintah/swasta/perorangan dan mempunya nilai guna dan di susun menurut sistem tertentu agar pada saat diperlukan dapat ditemukan secara tepat dana cepat.

Menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN) menyatakan bahwa:

               Arsip adalah segala kertas, berkas, naskah, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya atau salinan serta dengan segala cara penciptaanya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti dari tujuan organisasi, fungsi-fungsi kebijakan. Kebijakan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan-pekerjaan atu kegiatan-kegiatan lain pemerintah atu karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya.


Menurut Ensiklopedia Administrasi :

gbr.Lambang Wikipedia/Ensiklopedia 

Pada pokoknya,sesuatu warkat mempunya (empat) macam kegunaan yaitu sebagi berikut :
   a.Guna Informatoris,yakni memberikan suatu keterangan tentang suatu hal atau perristiwa.
   b.Guna yuridis,yakni sebagai bahan pembuktian  dalam proses pengadilan.

   c.Guna Historis,yakni menggambarkan keadaan atau peristiwa pada masa lampau agar tidak                   terlukan sepanjang masa lampau agar tidak terlupakan sepanjang masa sebagai peristiwa sejarah.

   d.Guana Ilmiah,yakni sebagai catattan hasil-hasil pemikiran seorang sarjana/penemuan-penemuan         sesuatu eksperimen Ilmiah.

Menurut Arsip Nasional republik Indonnesia :
Beberapa Gambar gedung Arsip negeri Pada tahun 1930-an dan Gedung Arsip Nasional 2013 .

Gbr.Salah satu ruang di dalam gedung Landsarchiefpada tahun 1920-an

Gbr,Gedung Landsarchief ("arsip negeri") pada tahun 1930-an

Gbr.Gedung Arsip Nasional (2013).

Ditinjau dari kepentingan pengguna arsip dapat dibedakan menjadi :

A.Nilai guna primer,yaitu nilai guna arsip berdasarkan kegunaan arsip bagi kepentingann lembaga/instansi Pencipta arsip.Nilai guna

primer meliputi :

1. Nilai guna administratif ,adalah nilai guna arsip berdasarkan pada keguanaan bagi  pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga instansi pencipta arsip.
2. Nilai guna hukum,adalah nilai guna arsip yang berisikan bukti-bukti yang mempunyai kekuatan hukum yang mempunyai hak dan kewajiban warga negarra dan pemerintahan.
3. Nilai guana keuangan,adalah arsip yang mempunyai nilai guna keungan yang berisikan hal ihwal yang menyangkut transaksi dan pertangungjawaban keuangan.
4. Nilai guna ilmiah dan teknologi,adaah nilai guna arsip yang mengadug data ilmiah dan teknollogi sebagai akibat hasil penelitian murni atau penellitia terapan.

B.Nilia Guna Skunder ,yaitu nilai guna arsip berdasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan lembaga/instansi lain atau unntuk kepentingan umum.arsip nila guna sekunder meliuti :

1. Nilai guna kebuktian,adalah jika dalam arsip itu terkandung fakta dan keterangan yang digunakan untu menjelaskan tentang/instansi tersebut diciptakan ,dikembangkan diatur fungsi dan kegiatanya.
2. Nilai Guna Informasional,adlahh jika di dalm arsip,isi dan informasinya ang ada i dalamnya mengandung berbagai kepentingan penelitian dan sejarah tanpa dikaitkan dengan lembaga instansi  pencipta arsip kegiatanya.

     Dalam beberapa pendapat diatas jika diambil butir-butir nilai guna yang sama,kemudian di tarik kesimpulanya maka nilai guna arsip atau warkat menurut Vernoon B. Santen yang tergabunng dalam akronim ALFRED (Administratif,Legal,Fiscal,Research,Educational dan Documentary Value),sudah dapat mewakili dari dari semu nilai guna arsip tersrbut.
  

Jens-Jenis Arsip
     Jens-jens arsip dapat dihat dari beberapa sudut pandang diantara sebagai berikut ;
1.di tinjau dari keentinganya ,yaitu dmelihat arsi dari segi penting arsip tersebu sesuiai dengan nia guna yang terkandung dalamna.menurur ensiklopdi administrasi ,arsip atu warkat jnis ini dapat dibedakan menjadi :

• a.vital record (warkat sangat penting) yaitueara ang memepuyailai yang sangat penting bagi sua organsasi atau instansi .untuk itu warkat jenis iniprlu disiman secara terusmenerus (abadi) seama organsasi itu masih berdiri.
• b.iportaan record (warkat penting).,yaitu warkatyang mempunyai kegunaan besar untuk suatu jangka waku yang cukup lama (3 tahun ke atas,untuk itu warkat jenis ini perlu disimpan cara tertib,misalnya surat perjanjian sewa menyewa dan lain-lain.
• c.Useful record (warkat berguna),yatuwarkat yang mempunyai kegunaan biasa untuk jangka waktu biasa,untuk ituarkat jenis ini perlu disimpan sesuai dengan daftar retensinya (lama penyimpananya),biasanya di berbaai oranisai/instansi jeiswarkat   ini pag palng banyak jlhnya ,conth : surat-surat kantr pada umumnya.
• d.Non ssential record (warkat penting) yatu warka yang kgunaanya menjad habis selah selesai dibaca.Untuk warkat jenis ini tidak perlu dismpan dalam file,tetapi lansung dapat di musnahkan atau cukup diingat isinya/dicatat dalam agenda harian.contoh :undangan rapat,surat kabar ,dan lain-lain. 

Di tinjau dari fisiknya,yaitu melihat arsip dari/warkat dari wujud benda arsip tersebut..arsip/warkat jenos ini terdiri dari ;

• a.arsip tertulis,yaitu wujud arsip berupa tulisan/tertulis misalya surat dinas,akta,cek,dan lain sebagainya.
• b.Arsip visual,yaitu wujud asip yanng dapat dilihat berupa gambar ,lukisan/ukiran/pahatan,sperti peta,relierf,poster,cd,mikrofil,candi,flasdisk dan lain sebagainya.

di tinjau dari isinya,yaitu melihat arsip/warkat dari segi isi yang terkandung di dalamnya arsip k/atau warkat jenis ini meliputi :
a.financial record,adalah catatan-catatan mengenai masalah keuangan misalnya :
-tat cara mengenai krredit (kartu kredit)
-tata cara pembayaran uang (kwitansi)
-jumlah uang yang harus di bayar (giro)
-tanggal pembayaran atau melunasai hutang.
b.inventory record  adalah catatan yang berhubungan dengan keadaan barang dagang (goods) yang memuat anntara lain :
-jumlah dan macam-macam persedian barang
-harga barng-barnag tersebut
-lokasai atau tempat barang tersebut
-eadaan fisik barang
c.personal record,adalah catatan yang berhubungan masalah kepegawaian,seperti catatan riwayat hidup,pngalaman kerja,onduite absensi pegawai/penilaian terhadap pegawai.
d.sales record,adalah catatan-catatn yang berisi informasi mengenai penjualan,misalnya :\
-mutu penjualan
\-jumlah persedian
-daerah pemasaran
-hasil penjualan
-prosedut penjualn
e.production record,adalah catatan-catatan yang berhubungan dengan masah produksi,misalnya ;
-jumlah barang yang dihasilkan
-jenis barang yang dihasilkan
-kualitas barang yang dihasilkan
-jenis bahsan baku yang dihunakan
-jenis bahan baku pembantu atas tambahan yang diperlukan
-jenis alat (msin proses produksi)
-laporan produksi\

4.Ditinjau dari kepemilikanya,yaitu melihat arsip dari aspek kepemilikanya serta asal arsip tersebut bagi oraganisasai atau lembaga/kantor tersebut antara lain sebgai berikut :

      a. Berasal dari lembaga pemerintahan, antara lain:

            1. Arsip Nasional Pusat (Arnapus).

          2. Arsip Nasional Daerah (Arnasda).

                b. Berasal dari instansi pemerintah/swasta;

  1. Arsip primer
      merupakan arsip asli, bukan salinan, copy, tembusan atau tindasan

   2. Arsip sekunder
      adalah arsip yang berupa salinan, copy, tembusan/tindasan

  3. Arsip sentral
  adalah arsip yang disimpan di pusat arsip atau arsip yang dipusatkan penyimpannya (sentralisasi).

   4. Arsip unit
   adalah arsip yang penyimpanannya dilakukan di masing-masing unit tempat arsip tersebut dibuat (desentralisasi).

5.        Adapun fungsi arsip menurut Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971       pasal 2 sebagai berikut :

a.    Arsip Dinamis
  yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam penyusunan perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan dalam penyelenggaraan pelayanaan ketatausahaan dalam ruang lingkup Administrasi Negara. Selanjutnya arsip dinamis menurut fungsi dan kegunaannya dapat dibedakan menjadi 2 yaitu:

1) Arsip Aktif yaitu arsip yang masih dipergunakan terus-menerus bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolahan suatu organisasi.

2)  Arsip Inaktif atau pasif yaitu arsip yang frekuensi penggunanya sudah mulai menurun dan pengelolaannya dilakukan oleh unit sentral dalam suatu organisasi/instansi.

b.    Arsip Statis
  yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan lagi secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kegiatan tugas pokok maupun dalam penyelengaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya dan penyelnggaraan sehari-hari administrasi Negara.